Управлінський облік: поради бізнесу від експертів PPV
За останні 3 роки Агенція PPV проконсультувала понад 10 бізнесів з питань управлінського обліку. Разом з власниками та менеджерами експерти та експертки PPV розібрались якими мають бути ключові фінансові звіти та фінансова політика компаній, як формувати та інтерпретувати ключові фінансові показники, допомогли налагодити процес ведення управлінського обліку.
У цій статті Володимир Воробей, директор Агенції PPV, та Оксана Леус, експертка з фінансового управління Агенції PPV, діляться досвідом та порадами, які допоможуть підприємцям уникнути поширених помилок з управлінським обліком і натомість навчитись ним користуватись.
Що таке управлінський облік та хто за нього відповідає?
Управлінський облік для малого та середнього бізнесу — це система зведення (консолідації) фінансової інформації про діяльність бізнесу, в якому використовується кілька юридичних осіб та/або готівка. Управлінський облік допомагає бізнесу бачити повну фінансову картину, об’єднуючи дані з різних юридичних структур і готівкових операцій, й завдяки цьому приймати найбільш ефективні рішення.
Бухгалтерський облік не замінює управлінський: бухгалтер може надати інформацію про залишки, дебіторську або кредиторську заборгованість, але не аналізує фінансову ефективність бізнесу з управлінського погляду.
Чи має бухгалтер надавати інформацію про фінансовий стан бізнесу? Може бути по різному, це залежить від способу організації роботи з фінансами саме у вашій компанії чи організації. З одного боку, так — бухгалтер може повідомити про стан залишків на рахунку та надати інформацію про заборгованості, проте бухгалтер не зобов’язаний знати як організовані процеси планування та управління фінансами в компанії. Наприклад, бухгалтеру може бути невідомо де прямі витрати за проєктами, а де оплата вашому ФОПу (перерахунок всередині бізнесу).
За функцію управлінського обліку в бізнесі має бути визначений відповідальний. Це може бути сам власник, або ж окремий фінансовий менеджер чи операційний директор, як варіант — бухгалтер-фінансовий менеджер. Ключове: бізнес знає, хто саме веде поточно управлінський облік, зокрема зродить зводить P&L (Profit and Loss Statement, звіт про результати фінансової діяльності), Cash Flow (звіт про рух грошових коштів) та баланс.
Коли потрібен управлінський облік?
Одна з ключових ознак, що бізнесу потрібно налагодити управлінський облік це використання для діяльності 3 і більше юридичні особи (припустимо це 2 ФОПи та ГО/ТОВ, не кажучи про готівку) й при цьому немає зведеної управлінської документації. У такі ситуації виникають перехресні платежі — перекидання з ГО або ТОВ на ФОПи, а це неврахований подвійний облік доходів.
Приклад: Підприємці часто роблять помилку, додаючи валовий дохід (надходження) по всіх юридичних структурах, які вони використовують, приймаючи це за сукупний дохід бізнесу. У нашій практиці були випадки, коли ми починали розбиратися і виявилося, що насправді дохід на 20% менший саме через такі внутрішні перекидки.
Іншим цікавим моментом, який майже завжди виникає під час напрацювання моделі управлінського обліку з нашими клієнтами, — коректне визначення центрів доходів та центрів витрат в P&L.
Як це працює? Для спрощення розуміння, припустимо, що ваш бізнес має 3 канали продажів: власний онлайн магазин (е-комерція), власний офлайн магазин та магазини-партнери (комісіонери). Якщо дивитися лише на надходження від продажів у бухгалтерських звітах, то можна глибоко помилитися в оцінці ефективності цих каналів.
Наприклад: Можна вважати, що магазини-партнери нам не потрібні, бо вони забирають 30% комісії. Але коли почати враховувати всі реальні витрати, такі як онлайн реклама для просування нашого онлайн магазину або утримання власного офлайн магазину, зокрема витрати на зарплати персоналу магазину, оренду, поточне утримання, рекламу й вивести чистий дохід за каналами, то ефективність каналів може виявитися значно інакшою.
Ми стикалися з подібними ситуаціями у роботі з Limestone Ukraine, виробником фарб та декоративних штукатурок. Ми виокремили Центри Limestone в різних містах в окремі центри доходів та розібралися, які витрати відносяться на який Центр і за яким принципом, а які витрати — на гуртовий продаж.
фото: консультації для Limestone Ukraine 2023 рік
Інший кейс: аналізували ефективність каналів продажу бренду CHERNIKOVA, який ми консультували за підтримки проєкту Нова економіка Івано-Франківська. Тут ми виокремили окремим центром витрат та доходів власний магазин та змогли порівняти ефективність цього каналу з партнерськими мережами та продажами сайту.
Автоматизація обліку чи ведення вручну: з чого краще почати?
Ми стикалися з ситуаціями, коли до нас зверталися підприємці, розчаровані досвідом використання онлайн систем для управлінського обліку. З одного боку чудово коли підприємці намагаються вести управлінський облік, з іншого боку — коли вони не розуміють, що вносять в систему і що вона їм видає, то й не розуміють як читати фінансову інформацію. Такі системи приносять більше шкоди ніж користі, бо забирають час у бізнесу.
Наприклад: автоматична система замість P&L система видає Cash Flow і потім потрібен час, щоб пояснити, чому система не права, і це не P&L.
З досвіду наших клієнтів, автоматизація процесу ведення управлінського обліку потрібна тоді, коли облік певний час, залежно від розміру бізнесу та кількості людей у команді, вівся у звичайній табличці. Тобто, вже тоді як власники та менеджери розуміють фінансову політику, вміють читати ключові фінансові звіти (P&L, CF, BS) та розуміють, що їм потрібно для прийняття управлінських рішень. На цій стадії виникає питання про автоматизацію, виділення у штаті окремої людини під управлінський облік, чи передачу функції на аутсорс підряднику. Під час консультацій разом з клієнтами ми розбираємось, як краще налагодити управлінський облік на цьому етапі розвитку вашого бізнесу.
Приклад: у 2024 році ми консультували незалежне мале видавництво ist publishing за підтримки Creative Business Boost програми House of Europe. Завдяки гранту команда видавництва найняла фінансову менеджерку, і разом з командою засновниць та менеджеркою ми напрацьовували структуру P&L та систему управлінського обліку.
фото: консультації для ist publishing 2024 рік
Як Агенція PPV працює з управлінським обліком для бізнесу?
Наші експерти та експерти разом з командою клієнта крок за кроком формують структуру вашого P&L та фінансову політику, розв’язуючи проблеми обліку, аналізують звітність та разом приймають управлінські рішення. Наш консалтинговий супровід охоплює:
- початкову діагностику та вступну сесію;
- щомісячні консультації (2 години) з командою клієнта;
- поступове формування структури P&L, Cash Flow, Балансу;
- налагодження процесів обліку і аналізу фінансової інформації.
Нам важливо, щоб у результаті власник і менеджер самостійно та усвідомлено вели управлінський облік — це ознака зрілості бізнесу.
Більше про послугу читайте на нашому сайті.
Розвиток та зрілість бізнесу — один з трьох стратегічних напрямків Агенції економічного розвитку PPV. Більше новин за напрямком за посиланням.
0 коментарів